Учет ТМЦ в строительстве имеет специфические отраслевые особенности. Типовые бухгалтерские системы не учитывают эти особенности ведения учета, поэтому списание материалов на выполненные работы занимает много времени у бухгалтерии, в сметном отделе, снабжении и у материально ответственных лиц на строительной площадке.
Обычно при постановке материального учета на предприятии, бухгалтер сталкивается с такими проблемами, как:
● несвоевременное получение документов поступления;● фактическое поступление материалов и заявленное в счетах-фактурах может отличаться по количеству, составу номенклатуры и стоимости;● названия ресурсов сметы могут значительно отличаться от названий, которые поставщик указывает в документах, что очень усложняет работу по подбору материалов для списания;● списание фактически израсходованных материалов и заложенных норм расхода на выполнение работ в смете отличаются не только по номенклатуре, количеству, но и по единицам измерения;● получить оперативную информацию по остаткам материалов почти невозможно, что часто приводит к задержке поставки материалов на строительные площадки, что в свою очередь влияет на соблюдение сроков выполнения работ;● полная или частичная передача материалов по работе на обеспечение субподрядчиков, контроль объемов и цен материалов на выполнение работ; ● все ведут учет (кладовщик, материально-ответственное лицо на площадке, бухгалтер) и у каждого "своя правда", а докопаться до истины иногда занимает очень много времени;● и прочее.
Решение всех проблем лежит в двух плоскостях: административная настройка бизнес-процессов и автоматизация учета и бизнес-процессов.

Как вести учет материалов в строительстве

Полный цикл планирования и учета стройматериалов включает в себя планирование потребности материальных ресурсов на проект, процесс закрытия потребностей и закупки материалов, процесс учета запасов и списание материалов на выполненные работы по запланированным нормам. А также следующие процессы контроля:
● потребности в материалах - закупка в пределах плана,● норма расхода материалов на работы - фактические затраты по количеству и стоимости,● своевременность поставки материалов на строительные площадки,● контроль переданных материалов на обеспечение субподрядчиков по нормам и ценам.
Основная задача настройки бизнес-процессов на предприятии - сделать материально ответственное лицо (далее МОЛ) действительно ответственным за материальные ценности, которые он учитывает.
Все вышеописанные процессы автоматизированы в программе для учета материалов в строительстве – Dedal Construction Project Management Software (Dedal CPMS).
В методологии нашего программного обеспечения термины материальные ресурсы и номенклатура разведены. Это разные справочники, которые находятся в разных зонах влияния: одна в отделе сметы, вторая в отделе обеспечения и бухгалтерии.
Материальные ресурсы – это то, что используется при планировании проекта и оперативном учете материальных ресурсов (уровень линейного персонала).
Номенклатура – названия материалов, используемых в управленческом и регламентированном учете.

Эти два справочника взаимодействуют между собой с помощью таблицы соответствий между ресурсами и номенклатурой. С помощью сохраненных соответствий и отображения планового списания ресурсов, значительно оптимизируется\упрощается процесс списания материалов по актам.
В концепции продукта Dedal CPMS используются две точки контроля расхода материалов:
Расход материальных ресурсов - фактическое использование материалов на строительной площадке и отражение операций в учетной системе линейным персоналом в терминах ресурса.
Списание материалов в строительстве – списание материалов в управленческом и/или регламентированном учете, отражение списания в учетной системе бухгалтерией в терминах номенклатуры.
В зависимости от процессов, которые были внедрены на предприятии ранее, в системе можно выбрать один из трех вариантов ведения учета материалов в строительной организации (причем в разных проектах возможны разные варианты):
● Упрощенный;● Полный;● Сквозной.
Упрощенный учет материальных ресурсов предполагает:● плановое нормирование ресурсов по работам проекта,● затраты ресурсов при актировании работ и списании номенклатуры под ресурсы.
То есть указываются только нормы расхода ресурсов при выполнении работ.
При актировании работ списываются остатки номенклатуры по нормам ресурсов. Остатки номенклатуры загружаются из файла excel по данным управленческого или регламентированного учета, который ведется в другой учетной системе.

Полный учет материалов в строительстве предполагает полный цикл ведения ресурсов от планирования – закупки – учета до списания ресурсов с учета на расходы проекта. То есть учет предполагает такие функции, как:
● формирование материальной потребности на проект,● получение заказа со строительной площадки, заказ материалов поставщикам,● приход и возврат материалов,● перемещение между складами,● расходы материалов при актировании работ не только по нормам затрат, но и по остаткам ресурсов на складах.

Сквозной учет строительных материалов предполагает не только полное ведение ресурсов, а также полную интеграцию с учетной системой, включая обмен такими документами, как Заказы поставщикам, формируемые по ресурсной ведомости проекта или по Внутренним заказам со строительной площадки, перемещение и расходы-списания при оперативном отражение выполнения работ, и списание при актировании работ.

Поскольку при внедрении программного продукта все службы фиксируют результат своей работы в системе, то есть выполняется главный принцип внедрения систем ERP класса – информация в систему вводится в местах ее возникновения, то решаются основные проблемы, такие как получение достоверной, оперативной, прозрачной, контролируемой информации, что означает следующее:
● получение достоверной информации – это информация, которая консолидируется в одном месте и все участники цепочки планирования – поставки – списания пользуются одними и теми же данными, а не имеют на каждом шагу свой неповторимый (неповторимый – ибо у каждого свои данные) excel, с соответствующим разграничением доступа к данным;● получение оперативной информации - это внесение данных день в день, в местах, где эта информация появляется, теми лицами, которые за эту информацию отвечают;● получение прозрачной информации - доступная для всех пользователей с соответствующими доступами, в любое время, без необходимости просить кого-то предоставить такую информацию, возможность отследить всю цепочку от заказа до списания;● получение контролируемой информации - все действия зафиксированы в системе по времени фиксации, поэтому отмазки типа "у меня не было информации, или она была в другом виде" уже не работают, всю введенную информацию можно отследить по времени внесения, пользователем, внесшим данные, сравнить изменены данные между собой.
При выборе Полной схемы учета строительных материалов в системе реализован следующий бизнес-процесс:
1. Формирование потребности в материальных ресурсах по проекту в целом, а также с детализацией потребности по месяцам. Такая возможность доступна после планирования работ в периоде. Материальная потребность по периодам распределяется пропорционально физическому объему работ, запланированных на определенный период, и нормам ресурсов, необходимых для выполнения работ.
Потребность в разрезе календарного плана изменяется в объемах при изменениях проекта (перепланировка, новые работы, другие объемы работ и т.д.), поэтому потребность материалов фиксируется документами, которые передаются в отдел обеспечения. Потребность может передаваться на часть проекта или в полном объеме. При передаче потребности в материалах в полном объеме, все последующие потребности фиксируются как изменения в первичной. В таком случае отдел обеспечения всегда имеет максимально полную оперативную информацию, поэтому делает значительно меньше предположений, что в свою очередь минимизирует перерасход. И дополнительный бонус – четкое разграничение зоны ответственности.
Потребность в материалах формируется Отделом ПТО в материальных ресурсах и именно Отдел ПТО администрирует справочник Ресурсы.
2. Отдел обеспечения выбирает поставщика материалов и заключает договоры поставки, формирует заказы на поставку при получении счетов на оплату. Также в зону ответственности отдела обеспечения входит администрирование справочника Номенклатура.
3. МОЛ (кладовщик, прораб, руководитель строительной площадки) на строительной площадке или на складе вносит приход материальных ценностей на основе заказа - счета, внесенного Отделом обеспечения. Данные по поступлению материалов вносятся в тот день, когда они были доставлены фактически, то есть оперативно. Бухгалтерия только подтверждает корректность внесенных данных, дату поставки по бухгалтерскому учету (может отличаться), наличие оригинальных документов на поставку и такую операцию Бухгалтерия проводит в удобное время, то есть не оперативно.
4. Расход материальных ценностей производится при отражении выполненных объемов работ, МОЛ формирует расход материалов по нормам. Эта операция должна проводиться каждый день или не реже раза в неделю. Если реже, информация уже не может считаться оперативной.
5. Списание материалов производится Сметным отделом или Отделом ПТО или Операционным отделом раз в месяц после подтверждения выполненных объемов работ. Бухгалтерия только подтверждает корректность внесенных данных, наличие оригинальных документов и такую операцию Бухгалтерия проводит в удобное время, то есть не оперативно.
При таком построении бизнес-процесса Бухгалтерия имеет функцию аудита и контроля, как это должно быть. Все операции производятся специалистами, каждым на своем рабочем месте и только в зоне своей ответственности. Такая организация позволяет получать оперативную и доступную информацию и быстро реагировать на нее, поэтому значительно сокращаются коммуникационные цепи между отделами, что освобождает много времени. Не менее важный момент – все фиксируется и документируется, что значительно повышает уровень ответственности каждого на своем месте и уменьшает возможность переложить ответственность на руководство.
В заключение дадим совет: если Вы (руководство) хотите платить заработную плату за результат, а не за процесс – Вам необходима автоматизация ключевых бизнес-процессов компании.
Для получения бесплатной консультации по автоматизации строительной компании заполните веб-форму на этой странице или позвоните нам. Будем рады помочь!