Облік матеріальних цінностей в будівництві має специфічні галузеві особливості. Типові бухгалтерські системи не враховують ці особливості ведення обліку і списання матеріалів на виконані роботи займає багато часу на комунікацію між службами бухгалтерії, кошторисного відділу, постачання, матеріально відповідальними особами на будівельному майданчику та комірниками.
Зазвичай при постановці матеріального обліку на підприємстві бухгалтер стикається з такими проблемами, як:
● невчасне отримання документів надходження;● фактичне надходження матеріалів та заявлене у рахунках-фактурах може відрізнятися за кількістю, складом номенклатури та вартістю;● назви ресурсів кошторису можуть значно відрізнятися від назв, які постачальник вказує в документах, що дуже ускладнює роботу по підбору матеріалів для списання;● списання фактично витрачених матеріалів та закладених норм розходу на виконання робіт в кошторисі відрізняються не тільки за номенклатурою, кількістю, а й за одиницями виміру;● отримати оперативну інформацію по залишкам матеріалів майже не можливо, що часто призводить до затримки постачання матеріалів на будівельні майданчики, що в свою чергу впливає на дотримання строків виконання робіт;● повна або часткова передача матеріалів по роботі на забезпечення субпідрядників, контроль об’ємів та цін матеріалів на виконання робіт; ● всі ведуть облік (комірник, матеріально-відповідальна особа на майданчику, бухгалтер) і в кожного “своя правда”, а докопатися до істини інколи займає дуже багато часу;● та інше.
Вирішення всіх проблем лежить у двох площинах: адміністративне налаштування бізнес-процесів і автоматизація обліку та бізнес-процесів.

Як вести облік матеріалів у будівництві

Повний цикл планування та обліку будматеріалів включає планування потреби матеріальних ресурсів на проект, процес закриття потреб та закупівлю матеріалів, процес обліку запасів та списання матеріалів на виконанні роботи по запланованим нормам. А також такі процеси контролю:
● потреби в матеріалах - закупівля в межах плану , ● норма витрат матеріалів на роботи - фактичні витрати за кількістю та вартістю,● своєчасність поставки матеріалів на будівельні майданчики, ● контроль переданих матеріалів на забезпечення субпідрядників за нормами та цінами.
Основне завдання налаштування бізнес-процесів на підприємстві - це зробити матеріально відповідальну особу (далі МВО) дійсно відповідальною за матеріальні цінності, які вона обліковує.
Всі вище описані процеси автоматизовано в програмі для обліку матеріалів в будівництві - Dedal Construction Project Management Software (Dedal CPMS).
В методології нашого програмного забезпечення терміни матеріальні ресурси та номенклатура розведені. Це різні довідники, які знаходяться в різних зонах впливу: одна у відділі кошторису, друга у відділі забезпечення і бухгалтерії.
Матеріальні ресурси - це те, що використовується при плануванні проекта та оперативному обліку матеріальних ресурсів (рівень лінійного персоналу). Номенклатура - назви матеріалів, які використовуються в управлінському та регламентованому обліку.

Ці два довідника взаємодіють між собою за допомогою таблиці відповідностей між ресурсами та номенклатурою. За допомогою збережених відповідностей та наявного відображення планового списання ресурсів значно оптимізується\спрощується процес списання матеріалів по актам.
В концепції продукту Dedal CPMS використовуються такі дві точки контролю витрат матеріалів:
Витрати матеріальних ресурсів - фактичне використання матеріалів на будівельному майданчику та відображення операцій в обліковій системі лінійним персоналом в термінах ресурсу.Списання матеріалів в будівництві - списання матеріалів в управлінському та\або регламентованому обліку, відображення списання в обліковій системі бухгалтерією в термінах номенклатури.
В залежності від процесів, які були впроваджені на підприємстві раніше, в системі можливо обрати один з трьох варіантів ведення обліку матеріалів у будівельній організації (причому у різних проєктах можливі різні варіанти):
● Спрощений;● Повний;● Наскрізний.
Спрощений облік матеріальних ресурсів передбачає:● планове нормування ресурсів по роботам проекта, ● витрати ресурсів при актуванні робіт та списання номенклатури під ресурси.
Тобто вказуються тільки норми витрат ресурсів при виконанні робіт.
При актуванні робіт списуються залишки номенклатури за нормами ресурсів. Залишки номенклатури завантажуються з файлу ексель по даним управлінського або регламентованого обліку, який ведеться в іншій обліковій системі.

Повний облік матеріалів в будівництві передбачає повний цикл ведення ресурсів від планування - закупки - обліку до списання ресурсів з обліку на витрати проєкту. Тобто облік передбачає такі функції, як: ● формування матеріальної потреби на проект, ● отримання замовлення з будівельного майданчика, замовлення матеріалів постачальникам, ● прихід та повернення матеріалів, ● переміщення між складами, ● витрати матеріалів при актуванні робіт не тільки по нормам витрат, а й по залишкам ресурсів на складах.

Наскрізний облік будівельних матеріалів передбачає не тільки повне ведення ресурсів, а також повну інтеграцію з обліковою системою, включаючи обмін такими документами, як Замовлення постачальникам, які формуються по ресурсній відомості проєкту або по Внутрішнім замовленням з будівельного майданчику, переміщення та витрати-списання при оперативному відображенні виконання робіт та списання при актуванні робіт.

Оскільки при впровадженні програмного продукти всі служби фіксують результат своєї роботи в системі, тобто виконується головний принцип впровадження систем ERP класу - інформація в систему вводиться в місцях її виникнення, то вирішуються основні проблеми, такі як отримання достовірної, оперативної, прозорої, контрольованої інформації, що означає наступне:
● отримання достовірної інформації - це інформація, яка консолідується в одному місці і всі участники ланцюжку планування - поставки - списання користуються одними й тими ж даними, а не мають на кожному кроці свій неповторний (неповторний - бо у кожного свої дані) excel, з відповідним розмежуванням доступу до даних;● отримання оперативної інформації - це внесення данних день у день, в місцях, де ця інформація з’являється, тими особами, які за цю інформацію відповідають;● отримання прозорої інформації - доступна для всіх користувачів з відповідними доступами, у будь-який час, без потреби просити когось надати таку інформацію, можливість відслідкувати весь ланцюжок від замовлення до списання; ● отримання контрольованої інформації - всі дії зафіксовані в системі за часом фіксації, тому відмазки типу “у мене не було інформації, або вона була в іншому вигляді” вже не працюють, всю введену інформацію можна відслідкувати за часом внесення, користувачем, який вніс дані, порівняти змінені дані між собою.
При обранні Повної схеми обліку будівельних матеріалів в системі реалізований наступний бізнес-процес:
1. Формування потреби матеріальних ресурсів по проєкту в цілому. Кошторисний відділ складає кошторис по проекту. Розподілені роботи в періоді Керівником проєкту, або Відділом ВТВ розкладають матеріальні потреби в ресурсах, пропорційно об'єму робіт, які повинні виконуватися в періоді.
Потреба в розрізі календарного плану змінюється в об’ємах при змінах проєкту (перепланування, нові роботи, інші об’єми робіт і таке інше), тому Потреба матеріалів фіксується документами, які передаються в відділ забезпечення. Потреба може передаватися на частину проєкту або в повному обсязі. При передачі потреби в матеріалах в повному обсязі, всі наступні потреби фіксуються, як зміни до первинної. В такому випадку Відділ забезпечення завжди має максимально повну оперативну інформацію, тому робить значно менше припущень, що в свою чергу мінімізує перевитрати. І додатковий бонус - чітке розмежування зони відповідальності.
Потреба в матеріалах формується Відділом ВТВ в матеріальних ресурсах, і саме Відділ ВТВ адмініструє довідник Ресурси.
2. Відділ забезпечення обирає постачальника матеріалів та заключає договори поставки, формує замовлення на постачання при отриманні рахунків на оплату. Також в зону відповідальності Відділу забезпечення входить адміністрування довідника Номенклатура.
3. МВО (комірник, прораб, керівник будівельного майданчика) на будівельному майданчику або на складі вносить прихід матеріальних цінностей на основі замовлення - рахунку, який вніс Відділ забезпечення. Дані по надходженню матеріалів вносяться в той день, коли вони були доставлені фактично, тобто оперативно. Бухгалтерія тільки підтверджує коректність внесених даних, дату поставки по бухгалтерському обліку (може відрізнятися), наявність оригінальних документів на поставку, і таку операцію Бухгалтерія проводить в зручний час, тобто не оперативно.
4. Розхід матеріальних цінностей проводиться при відображені виконих об’ємів робіт, МВО формує розхід матеріалів по нормам. Ця операція повинна проводитися кожен день або не рідше, ніж раз на тиждень. Якщо рідше, то інформація вже не може вважатися оперативною.
5. Списання матеріалів проводиться Кошторисним відділом або Відділом ВТВ, або Операційним відділом раз на місяць після підтвердження виконаних об'ємів робіт. Бухгалтерія тільки підтверджує коректність внесених даних, наявність оригінальних документів, і таку операцію Бухгалтерія проводить в зручний час, тобто не оперативно.
При такій побудові бізнес-процесу Бухгалтерія має функцію аудиту та контролю, як і має бути. Всі операції проводяться спеціалістами, кожним на своєму робочому місці і тільки в зоні своєї відповідальності. Така організація дозволяє отримували оперативну та доступну інформацію, та швидко реагувати на неї, тож значно скорочуються комунікаційні ланцюги між відділами, що звільняє багато часу. Та не менш важливий момент - все фіксується та документується, що значно підвищує рівень відповідальності кожного на своєму місці, та зменшує можливість перекласти відповідальність на керівництво.
На останок дамо пораду: якщо Ви (керівництво) хочете платити заробітну плату за результат, а не за процесс - Вам необхідна автоматизація ключових бізнес-процесів компанії.
Для безкоштовної консультації з приводу автоматизації будівельної компанії заповніть веб-форму на цій сторінці або зателефонуйте нам. Будемо раді допомогти!